Apri quasi qualsiasi progetto in cui il contenuto viene raccolto automaticamente da più fonti per mesi, e vedrai quasi sicuramente decine, se non centinaia, di schede che non sono state mai toccate. Parte di esse sono materiali che si sono rivelati irrilevanti al momento della raccolta. Parte sono bozze che qualcuno ha iniziato a rielaborare, si è distratto e ha dimenticato. Col passare del tempo, queste schede diventano più numerose di quelle realmente necessarie, e trovare tra di esse ciò che aspetta davvero di essere pubblicato diventa un compito a parte.
Il problema a prima vista sembra organizzativo: "basta mettere in ordine manualmente". Ma con la raccolta automatica del contenuto, il numero di bozze cresce più velocemente di quanto una persona possa fisicamente gestire, specialmente se ci sono più fonti che portano materiale quotidianamente. Abbiamo integrato in Telematic una logica che risolve questo problema a livello di sistema, senza fare affidamento sulla disciplina dell'utente.
Esaminiamo come è strutturato il ciclo di vita del contenuto e perché l'autoarchiviazione non riguarda "cancellare l'eccesso", ma piuttosto mantenere il progetto come uno strumento di lavoro, e non come una discarica.
//Ciclo di vita di una scheda di contenuto
Ogni materiale nel sistema passa attraverso fasi comprensibili, e in ognuna di esse ha uno stato diverso:
- Bozza — il materiale è stato appena raccolto o creato, ma non è ancora stato esaminato. È proprio in questa fase che si accumula la maggior parte del contenuto che non ha mai ricevuto una decisione.
- Rifiutato — materiale che chiaramente non è adatto: non pertinente, di bassa qualità, duplicato di quanto già pubblicato. Non viene eliminato immediatamente, ma contrassegnato come rifiutato, in modo che la decisione possa essere riesaminata.
- Archivio — materiale che è rimasto a lungo inattivo nelle fasi precedenti e che è stato automaticamente trasferito in archivio dal sistema, e non da una persona.
- Eliminazione finale — solo in questa fase i file (immagini, video, audio) vengono realmente eliminati fisicamente dal disco.
L'idea chiave è che questo movimento verso il basso nella catena avviene automaticamente nel tempo, se una persona non ha preso una decisione prima. Una bozza che nessuno ha toccato per un periodo sufficientemente lungo si sposta da sola verso il rifiutato, e poi verso l'archivio. Il sistema non aspetta in eterno che qualcuno un giorno torni e gestisca l'accumulo.
//Perché non si può semplicemente eliminare tutto
La soluzione più allettante e più sbagliata è eliminare completamente le vecchie bozze non appena diventano obsolete. Il problema è che la decisione "questo materiale non è necessario" viene spesso presa troppo frettolosamente dall'automazione e richiede il diritto di essere riesaminata da una persona. È possibile che la bozza sia semplicemente arrivata in un momento sfortunato — ad esempio, durante le vacanze di chi è responsabile del contenuto, o in un periodo in cui il team si concentrava su un altro argomento — mentre il materiale stesso era perfettamente valido.
Pertanto, in Telematic i file vengono eliminati solo nell'ultima fase del ciclo di vita, e non immediatamente al momento dell'archiviazione. Finché il materiale è nello stato di bozza, rifiutato o anche archiviato, è possibile tornare su di esso, rigenerare lo scenario, rielaborarlo e portarlo comunque alla pubblicazione. L'archiviazione non è una condanna, ma un modo per rimuovere il materiale dalla vista principale, mantenendo la possibilità di ripensarci.
//Come appare nella pratica per il proprietario del progetto
Dal punto di vista dell'interfaccia, l'effetto è semplice: l'elenco dei contenuti nel progetto rimane di dimensioni gestibili, invece di crescere linearmente con ogni avvio della raccolta delle fonti. I materiali che sono rimasti senza attenzione per un periodo sufficientemente lungo scompaiono da soli dal campo visivo principale, e si vedono prima di tutto quelli che sono davvero freschi e richiedono una decisione ora.
Questo è particolarmente evidente nei progetti con più fonti attive: un feed RSS, un paio di siti specifici e la trascrizione periodica di video di altri su YouTube insieme portano facilmente diversi materiali al giorno. Senza l'archiviazione automatica, dopo un mese o due, nell'elenco delle bozze si accumulerebbero così tante schede che un nuovo materiale veramente importante si perderebbe semplicemente tra le vecchie.
//La nostra esperienza: quando noi stessi ci siamo trovati sommersi nelle bozze
Quando abbiamo testato il progetto con più fonti su noi stessi, in appena tre settimane, senza un singolo intervento manuale, si erano accumulate così tante bozze che aprire l'elenco dei contenuti era diventato sgradevole — bisognava scorrere e scorrere per trovare ciò che si voleva realmente elaborare quel giorno. Parte di queste schede era palesemente irrilevante: notizie di una settimana fa, temi duplicati, materiali che nel frattempo avevano perso significato.
Dopo aver attivato l'archiviazione automatica, la situazione si è sistemata da sola, senza alcuna azione manuale da parte nostra: le vecchie bozze non toccate sono gradualmente scomparse dall'elenco principale, e i nuovi materiali sono diventati subito visibili. Inoltre, nessun file è stato fisicamente perso — se fosse stato necessario tornare a una scheda archiviata di un mese fa, sarebbe stato possibile, perché l'eliminazione avviene solo nell'ultima fase del ciclo, e non al momento dell'archiviazione.
//Come impostarlo secondo le proprie esigenze
L'autoarchiviazione non richiede attenzione quotidiana, ma vale la pena pensare una volta a come si relaziona con il ritmo del tuo team. Se il contenuto viene solitamente esaminato una volta alla settimana, e non ogni giorno, è importante tenerlo a mente quando si valuta quante bozze si accumulano realmente tra le revisioni — il meccanismo è progettato proprio per le schede "dimenticate", e non per un normale ritmo di lavoro con controlli settimanali.
Un'abitudine utile è quella di controllare periodicamente la sezione di archivio, e non solo l'elenco principale delle bozze. Lì potrebbe emergere materiale che è stato ingiustamente messo da parte — ad esempio, un argomento che è tornato attuale dopo mesi. Poiché i file in questa fase non sono ancora stati eliminati, la rigenerazione e la rielaborazione rimangono disponibili così come per una bozza fresca.
In definitiva, l'obiettivo dell'autoarchiviazione non è quello di liberarsi del contenuto, ma di separare due compiti: "cosa deve essere risolto immediatamente" e "cosa può essere tranquillamente conservato nel caso possa tornare utile in seguito". Il sistema si occupa della routine di ordinamento nel tempo, mentre la decisione finale sull'eliminazione dei dati rimane nell'ultima fase del ciclo, fino alla quale c'è sempre tempo per ripensarci.